自宅の一部を事務所や作業場として使っている個人事業主は少なくありません。同じ空間で生活と業務が混ざるため、どこまでが事業の支出なのか迷う場面が出てきます。
自宅兼事務所の家賃や光熱費は、事業のために使った分であれば経費に計上できます。事業とプライベートの支出を分けておくことは、本当の利益をつかむための前提でもあります。
家事按分で経費にできるもの
事業とプライベートの両方で使っている支出について、事業で使った割合を出して経費に計上する手続きを「家事按分」と呼びます。事業用とプライベート用を、客観的な基準で分ける作業です。
ここで押さえておきたいのは、計上する額を税務署が決めるのではない、という点です。按分の割合は、個人事業主が自ら計算して決めます。
対象になるのは、家賃や水道光熱費のほか、通信費（スマホ代、ネット回線代）、自動車関連費用（ガソリン、自動車保険等）です。
金額が大きくなりやすい家賃から見ていきます。基準は主に「面積」か「時間」です。自宅の総床面積のうち、事業専用として使っている部屋の床面積の割合を出し、それを家賃に掛けます。明確に区切られた専用の部屋がない場合は、業務を行っている時間を基準にする方法も考えられます。
水道光熱費は、業務内容によって考え方が変わります。電気代なら、業務で使うパソコンや照明の消費電力、コンセントの数、業務時間などを基準にできます。一方でガス代や水道代は、飲食業や美容業のように水やガスを直接事業に使う業種を除けば、関連性を示すのが難しく、慎重な検討が要ります。
通信費と自動車関連費用も、客観的な利用状況にもとづいて計算します。スマートフォンやインターネット回線なら、1週間のうち業務で使っている日数や時間。ガソリン代や自動車保険料なら、事業での走行距離の割合や業務で使う日数の割合。いずれも、後から説明できる形にしておくことが肝心です。
決めた割合には、根拠が要ります
家事に関連する経費は、原則として必要経費になりません（所得税法45条）。例外として、業務の遂行上必要な部分を明らかに区分することができる場合に、その部分だけが必要経費に算入されます（所得税法施行令96条）。区分の根拠を用意しておくというのは、調査への備えである前に、経費に計上するための条件です。
なお、この規定は青色申告かどうかで書きぶりが変わります。白色申告では支出の主たる部分が業務の遂行上必要であることが前提ですが、通達により、50％以下であっても業務上必要な部分を明らかに区分できるなら、その部分を算入して差し支えないとされています。
按分の比率は事業者ごとに違い、これという決まりはありません。各自で決められる一方、大原則は「事業に使った分を出すこと」です。ここを外すと、調査で厳しい結果になります。
事業と関係のない生活費まで過大に経費計上すれば、本来納めるべき税金を不当に減らしているとみなされ、追徴課税が発生します。指摘を受けたときに客観的な証拠で説明できなければ、経費としては認められません。
もっとも、税務署が按分割合を認めない場合は、税務署の側が合理的な割合を示さなければなりません。「その割合は高すぎる」と言うのであれば、税務署にも根拠が要るということです。
だからといって、感覚的な割合で申告してよいわけではありません。自信を持って説明できるよう、按分の根拠となる資料を日頃から用意しておいてください。
家賃なら、自宅の平面図を用意し、事業用スペースの面積を示せるようにしておく。自動車関連費用なら、日々の走行距離を記録した運転日誌や、業務での使用日数を記録した業務日報を残す。細かな記録は手間に感じるかもしれませんが、いざというときに申告を支えるのは、この積み重ねです。
経費の考え方全般については、別のコラム「経営者自身が知っておくべき「経費のストーリー」」でも取り上げています。
まとめ
家事按分は、自分で決めて、自分で説明する手続きです。税務署が割合を教えてくれる場面はありません。その代わり、聞かれたときに出す材料は、自分で用意しておくことになります。
事業の状況や働き方は人それぞれで、画一的な基準は当てはまりません。今の割合に根拠を持てているかどうか、一度、顧問税理士と確認してみてください。
「税務調査の不安、抱えていませんか？」
税務調査を知り尽くしたプロが、あなたの会社を守るための「盾」となります。
まずは無料相談で、今後の対策を一緒に考えましょう。
[税務調査対応・無料相談の詳細はこちら]