税務調査の通知が届くと、「指摘を受けて多額の税金を納めることにならないか」「日々の業務が止まってしまうのではないか」と不安がよぎります。会社を真剣に経営しているからこそ生じる感情です。
調査官はまず、会社に保管されている帳簿や書類を中心に確認を進めます。日々の取引が正しく記帳され、ルールに則った会計処理が行われているかを見るためです。しかし、書類の不備や疑問点が出て、社内の調査だけでは事実確認が難しいと判断された場合、「反面調査（自社の取引先などに直接赴き、取引の事実関係を確認する外部調査）」が行われます。
取引先への「反面調査」が行われる理由
税務調査の基本は、対象となる企業内部の資料を確認することにあります。それでも調査官がわざわざ外部の取引先へ足を運ぶのには、明確な理由があります。
最も多いのは、自社の帳簿や証拠書類だけでは、取引が本当にあったのか、金額や時期が正しいのかを裏付けられない場合です。外注費として多額の計上があっても、それに見合う納品物や業務委託契約書が見当たらない。そんなとき、調査官は「実態のない架空の取引ではないか」と考えます。期ズレ（本来計上すべき事業年度とは別の年度で売上や経費を計上してしまう誤り）が疑われるケースでも、社内の書類だけで正確な取引日が判明しなければ、外部への確認に進みます。
経営者や経理担当者の説明が曖昧だったり、質問のたびに回答が変わったりする場合も同じです。社内の情報だけでは真実をつかめないと判断されれば、取引先に帳簿の提示を求めたり、担当者に質問したりする反面調査に踏み切ることになります。
取引先に調査が入るのは、好ましい話ではありません。事情を知らない取引先からは「何か問題があったのでは」と受け取られかねず、会社の信用に関わります。長年の信頼関係を築いてきた取引先や、契約したばかりの顧客であればなおさらでしょう。
自社の資料で証明するための準備
反面調査を避ける方法は、一つです。自社の潔白を、自社の資料で証明する。調査官の疑問が社内の資料だけで解ければ、時間と手間をかけて外部へ確認に行く理由はなくなります。
いちばん確実なのは、日頃から取引の証拠となる書類を整理し、一連の流れが追えるように保管しておくことです。連絡が来てから慌てるのではなく、指摘されそうな取引について、契約書・請求書・納品書・領収書をあらかじめ揃えておく。口頭の説明に加えてこれらが順序立てて揃っていれば、取引の存在と金額の妥当性は誰の目にも明らかになります。
整理整頓そのものも見られています。特定の取引について質問されたとき、書類を探すのに時間がかかったり紛失していたりすれば、管理体制そのものに疑いの目が向きます。帳簿書類はいつでも提示できる状態にしておく。月別や取引先別に分かりやすくファイリングし、すっと出せるようにしておいてください。ペーパーレス化が進んでいますが、電子データで保存している場合も、検索してすぐ画面に出せるフォルダ管理が要ります。
社内のやり取りの円滑さも見逃せません。営業部門と経理部門で情報が共有されておらず、請求書の処理が遅れたり、現場での取り決めが経理に伝わっていなかったりすると、後になって書類と実態のつじつまが合わなくなります。日々の情報伝達をスムーズにし、取引の経緯が記録に残る体制を整えておいてください。
まとめ
反面調査を防ぐ最善の策は、自社の管理体制を整え、日々の取引を正確に記録・保存しておくことです。そして、調査官の質問には事実に基づいて誠実に答える。基本はこの二つです。
社内ですべての事実確認が完結すると示せれば、取引先まで確認に行く必要はないと判断してもらえる可能性が高まります。日頃から丁寧に書類を整理し、疑問を持たれる隙を作らない。それが会社と取引先の信用を守ります。
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