毎月、レシートや通帳を見ながら現金出納帳をつけている。あるいは経理担当者がノートに手書きで記録し、それを会計事務所へ届けている。そういう会社が、今も少なくありません。
その作業、一度立ち止まって考えると、ほとんど意味をなしていないことがあります。
現金出納帳が「必要な商売」と「そうでない商売」
ここでお伝えするのは、レジを日常的に使う小売業や飲食店など、現金を頻繁に扱う商売の話ではありません。そうした業種では毎日多くの現金が行き来するため、現金出納帳による管理は欠かせません。
話は、それ以外の業種です。サービス業、コンサルティング、士業、小規模なBtoB企業。個人事業主から従業員5人程度の企業であれば、次のような状況が一般的です。
- 手元に事業用の現金をほとんど置いていない
- 現金での入金は毎日はなく、あっても月に1〜2度程度
- 経費の支払いはカードか銀行振込がほとんど
- 現金で直接支払う場面はほぼない
この状況なら、現金の出入りはきわめて少なく、現金出納帳を作るのは非効率です。そもそも現金出納帳は、現金が高い頻度で出入りする商売で、現金を正確に管理するために作るもの。それ以外では、作る意味はほとんどありません。
現金出納帳はそのまま「現金勘定」と置き換えられます。現金の動きが少ない商売なら、現金勘定そのものも不要です。
現金勘定を使わずに処理する
現金を使わないとしても、社長や事業主が自分のお財布から消耗品を買ったり、経費を立て替えたりすることはあります。この場合に使うのが、「事業主借（じぎょうぬしかり）・事業主貸（じぎょうぬしかし）」（個人事業主向けの勘定科目）または「役員借入金」（法人向けの勘定科目）です。
〔個人事業主の場合〕 事業主が消耗品110円を自分のお金で購入したとき、「現金」の代わりに「事業主借」を使います。これは「事業主が事業にお金を貸した」というイメージです。
・（借方）消耗品 110 ／ （貸方）事業主借 110
〔法人の場合〕 社長（役員）が会社の経費を立て替えたとき、「現金」の代わりに「役員借入金」を使います。これは「役員が会社にお金を貸した」というイメージです。
・（借方）消耗品 110 ／ （貸方）役員借入金 110
いずれも立替払いですから、あとで事業用の預金口座から精算すれば処理は完了します。
個人事業主で、現金勘定・A銀行勘定・B銀行勘定と複数口座の間の預け入れや引き出しを一つひとつ記帳している方は、それらをすべて事業主（店主）勘定にまとめてしまうと、記帳がずいぶん楽になります。
その現金出納帳は、会計事務所に渡すためのものではないか
なぜ現金出納帳を作っているのか。会計事務所への連絡手段として作っているのだとしたら、見直しどきです。
たとえばこんな流れです。経理担当者がレシートや通帳を見ながらノートに転記する。そのノートをコピーして会計事務所に届ける。会計事務所の担当者がコピーを見ながら手入力でパソコンに打ち込む。
同じ情報を、三度も手作業で書き写しています。
クラウド会計ソフトや銀行との自動連携を使えば、二重三重の手間は大幅に省けます。経理の仕組みを見直せば、担当者の負担が減るだけでなく、ミスのリスクも下がり、より正確な数字をその都度つかめるようになります。
まとめ
現金の動きがほとんどない商売で現金出納帳をつけ、現金勘定を使い続けても、経理が正確になるわけではありません。むしろ、不要な手間と転記ミスのリスクを生んでいます。
「事業主借（貸）」や「役員借入金」を使い、現金勘定をなくすだけで、日々の記帳は単純になります。
「自分のところではどうすればいいか分からない」と感じたら、まずは顧問税理士に相談してみてください。経理の仕組みについても、気軽に話を聞いてもらえます。
一方で、こうした話をしても「うちはこのやり方でいい」と変化を嫌がるようであれば、顧問の見直しを検討することも一つの選択肢です。この点は別のコラム「顧問料は経営の相談に振り替えられます」で書きました。経理の効率化や業務改善に積極的に関わってくれる税理士と組んでください。
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